Çdo vit, punëdhënësve u kërkohet të dërgojnë një raport për punonjësit që tregojnë pagat dhe zbritjet e tyre të përgjithshme, kështu që punonjësit mund të përfshijnë informacionin mbi kthimin e tatimit mbi të ardhurat. Raportet gjithashtu duhet të dorëzohen në Administratën e Sigurimeve Shoqërore. Ky raport është një formë W-2.
Para se të përgatisni dhe dërgoni formularë W-2 tek punonjësit dhe Administrata e Sigurimeve Shoqërore, ndiqni këto hapa për të siguruar që çdo gjë të shkojë pa probleme.
01 - Sigurohuni që keni punonjës të klasifikuar si punonjës
Një punonjës është një punëtor i cili kryen punë në drejtim të një punëdhënësi. Në përgjithësi, kushdo që kryen shërbime për një organizatë është një punonjës nëse organizata mund të kontrollojë se çfarë do të bëhet dhe si do të bëhet.
Nga ana tjetër, një kontraktor i pavarur është një individ ose biznes që ofron shërbime për një individ ose biznes tjetër. Kontraktori i pavarur është një njësi ekonomike e veçantë dhe nuk konsiderohet si punonjës. Disa shembuj të kontraktorëve të pavarur janë konsulentë, agjentë ose agjentë. Puna e kontraktorëve të pavarur shpesh është e rastësishme ose jo thelbësore për biznesin; për shembull, një shërbim pastrimi, procesor pagash ose shërbim IT.
Lexoni më shumë rreth klasifikimit të punëtorëve si punonjës ose kontraktorë të pavarur dhe konsultohuni me një avokat të punësimit për ndihmë.
02 - Kontrolloni datat e shpërndarjes dhe regjistrimit për vitin aktual
Dy hapa janë të përfshira në procesin W-2. Hapi i parë është shpërndarja e formularëve W-2 tek punonjësit. Hapi i dytë është paraqitja e këtyre formularëve në Administratën e Sigurimeve Shoqërore. (SSA)
Afati i fundit për shpërndarjen e të punësuarve dhe depozitimi në SSA është 31 janari i vitit vijues. Ky është një afat i ri më i hershëm për që dosja e SSA është ngritur për të ndihmuar në shmangien e mashtrimit tatimor. Lexoni më shumë për afatet W-2 dhe 1099.
Sigurohuni që t'i jepni punonjësve format e tyre në fillim të janarit, kështu që ata kanë kohë t'i rishikojnë ato, për të parandaluar gabimet.
03 - Kontrolloni Formularët e Punonjësve W-4
Punëdhënësit duhet të kenë një formular W-4 në dosje për të gjithë punonjësit në çdo kohë. Formulari W-4 përfshin informacionin e nevojshëm për përcaktimin e shumës së mbajtjes në burim të tatimit federal të të ardhurave të një punonjësi, duke përdorur statusin martesor, numrin e personave në ngarkim dhe çdo shuma shtesë që duhet të mbahet.
Forma W-4 duhet të kompletohet me qira dhe në çdo kohë punonjësi dëshiron të bëjë një ndryshim. Punonjësi duhet të ndryshojë formularin W-4 nëse informacioni personal i punonjësit (duke përfshirë statusin martesor dhe numrin e personave në ngarkim) ndryshon ose nëse ndryshon adresa e punonjësit. Punonjësi mund të ndryshojë formularin W-4 në çdo kohë për të ndryshuar shumën e mbajtjes në burim.
Çdo vit para fundit të vitit, punëdhënësit duhet t'u kërkojnë të gjithë punonjësve të shqyrtojnë formularin W-4 për të siguruar që të dhënat personale janë të sakta.
Duke siguruar që punonjësit kanë informacion të saktë dhe aktual në Formularin W-4 do t'ju ndihmojnë të përgatisni dhe shpërndani formularët W-2.
04 - Mblidhni informacionin e pagave për formularët W-2
Së pari, do t'ju duhet disa informacione themelore për kompaninë tuaj për të gjitha format W-2:
- Numri ID i punëdhënësit të kompanisë suaj
- Emri, adresa dhe kodi postar i biznesit
- Dhe numri i identifikimit të taksës shtetërore të kompanisë suaj
Pastaj, do t'ju duhet të grumbulloni informacion rreth secilit punonjës, informacionin personal dhe informacionin e listës së pagave:
- Emri dhe adresa e punonjësit dhe numri i sigurimeve shoqërore ose numri tjetër ID i taksës
- Shuma e paguar për atë punonjës: paga totale, këshilla dhe kompensime të tjera
- Shuma e tatimit federal mbi të ardhurat e mbajtur në burim
- Pagat e sigurimeve shoqërore (deri në shumën maksimale të Sigurimeve Shoqërore për vitin)
- Medicare pagat dhe këshilla dhe tatimi i Medicare ndalen, duke përfshirë taksën shtesë të Medicare për punonjësit me të ardhura të larta.
- Këshilla të alokuara të punonjësve të paguar
- Përfitimet e kujdesit të varur paguhen, dhe përfitime të tjera të tatueshme për punonjësin
- Për secilin shtet ku ka punuar punonjësi, pagat e shtetit dhe këshilla të paguara dhe tatimi mbi të ardhurat e shtetit janë mbajtur në burim
- Pagat dhe këshilla lokale paguhen dhe tatimi mbi të ardhurat lokale nuk është mbajtur.
05 - Rishikimi i përpunimit W-2 - Si do të krijohet W-2?
Nëse kompania juaj është e re në përpunimin e listës së pagave, ose nëse situata juaj e pagave ka ndryshuar kohët e fundit, është një ide e mirë të rishikoni procesin e gjetjes, kompletimit dhe shpërndarjes së raporteve të fundvitit tek punonjësit. Ju mund të merrni formularë W-2 nga një dyqan furnizimi me zyre, CPA tuaj, nga programi i taksave ose i kontabilitetit, ose nga IRS.
Shënim: Ju nuk mund të shkarkoni formularët W-2 nga IRS ose diku tjetër në internet. Kopja A e formës W-2 është në një ngjyrë të veçantë të bojës së kuqe dhe nuk mund të kopjohen. Ju duhet të paraqisni formularin IRS të veçantë të Kopjes A me Administratën e Sigurimeve Shoqërore (kjo është kopja që mbani dhe paraqiteni me Sigurimet Shoqërore në fund të shkurtit).
Këtu janë disa opsione për përgatitjen e formave W-2:
- Përdorimi i programeve të kontabilitetit Nëse keni vetëm disa punonjës dhe përdorni softuer të kontabilitetit, mund të blini një shtesë për të përgatitur formularët W-2 duke përdorur këtë softuer.
- Përdorimi i softuerit për përgatitje të taksave Nëse përdorni një nga programet e zakonshme të përgatitjes së taksave, ose në internet ose në një version desktop, dhe keni blerë versionin e biznesit të këtij softueri, kontrolloni për të parë nëse është përfshirë përpunimi W-2. Shirley Elmblad, Udhëzuesi i Softuerit Financiar, ka një artikull mbi rishikimet e softuerëve tatimorë
- Përdorimi i formave të blera W-2 . Kompanitë kryesore të furnizimit me zyra kanë format W-2 të para-shtypura për t'u përdorur me softuer në një CD që ju lejon të futni informacionin për këto forma me dorë dhe t'i printoni ato në printerin tuaj.
Cilado metodë që përdorni për kompletimin dhe shtypjen e formularëve W-2, duhet të keni formularë të transmetimit W-3 .
06 - Vendosni si t'i shpërndani Formularët W-2 punonjësve
Pasi të keni krijuar formularë W-2, vendimi juaj i ardhshëm është se si t'i shpërndani ato tek punonjësit. Mos harroni se afati i fundit për shpërndarjen e formularëve W-2 për punonjësit është 31 janari i vitit pas vitit tatimor. Për shembull, punëdhënësit që u është kërkuar të shpërndajnë 2016 vit tatimor W-2s kanë deri më 31 janar 2017, për t'i shpërndarë ato.
Ju keni dy opsione për shpërndarjen e formateve të shtypura W-2 tek punonjësit: ose i dërgoni ato ose shpërndani ato tek punonjësit personalisht. Nëse një punonjës merr personalisht formën W-2, ju mund të dëshironi që punonjësi të nënshkruajë që forma është marrë, për të shmangur pyetjet nëse kjo është bërë.
07 - Kontrolloni gabimet para se të dërgoni formularët W-2 tek punonjësit
Për të minimizuar çështjet dhe për të rikthyer format W-2, kontrolloni formularët W-2 për gabime, duke përdorur këtë listë kontrolli. Gabimet e zakonshme W-2 përfshijnë përdorimin e formës së vitit të gabuar, duke mos përfshirë informatat, duke vënë informacion në kutinë e gabuar dhe duke mos e ndalur maksimumin nga mbajtja në burim të sigurimeve shoqërore.
08 - Trajtimi i kërkesave të punonjësve për kopjimin e formave W-2
Punonjësit shpesh gabojnë ose humbasin formularët W-2 dhe ata mund të vijnë në departamentin e listës së pagave duke kërkuar një kopje të kopjuar të Formularit të tyre W-2. Para se të shpërndani formularët W-2, shqyrtoni se si do të merreni me këto kërkesa:
- Nëse keni shtypur format brenda, thjesht mund të ribotoni formularin W-2 dhe t'ia jepni atë ose ta dërgoni atë tek punonjësi.
- Nëse formulari është përgatitur nga një shërbim jashtë listës së pagave, ata mund t'ju ngarkojnë për koston e ribotimit dhe dërgimin e formularit. Ju mund të dëshironi të ngarkoni punonjësit për një formë të parë kopjuar, ose një dublikatë të dytë në një vit (kjo ndodh!).
Çfarëdo që të vendosni, është një ide e mirë për të komunikuar politikat tuaja në lidhje me format e dublikuara për punonjësit. Duke pasur një pagesë për forma të dublikuara mund të duket ekstreme, por mund të zvogëlojë numrin e formave të humbura me të cilat duhet të merren.
09 - Formulimi i Formave W-2 dhe W-3 me Administratën e Sigurimeve Shoqërore
Pasi të keni vendosur se si të përgatisni formularët W-2 dhe t'i shpërndani këto forma tek punonjësit (deri më 31 janar të vitit pas vitit tatimor), vendimi juaj i ardhshëm është të përcaktojë se si t'i dorëzoni këto formularë pranë Administratës së Sigurimeve Shoqërore (SSA) .
Të gjitha format W-2 duhet të dorëzohen në Administratën e Sigurimeve Shoqërore, së bashku me një formular transmetimi W-3 . Dy opsione për dorëzimin e këtyre formave:
- Ju mund të paraqitni në internet në seksionin e Shërbimeve të Biznesit të Internetit në faqen e internetit të Sigurimeve Shoqërore. Ju do të duhet të regjistroheni së pari, pastaj të plotësoni formularët e duhur në internet. Nëse vendosni në internet me BSO, nuk keni nevojë të përfshini formularët W-3.
- Ju gjithashtu mund të plotësoni formularët W-2 së bashku me Formularin W-3 në Administratën e Sigurimeve Shoqërore.
Këtu është më shumë informacion se si të përgatitet një formë W-3 .
10 - Kontrolloni Rregulloret Shtetërore për Shpërndarjen e Formave W-2
Kur të plotësoni një formular W-2 për një punonjës, një pjesë e atij formulari (Kopja 1) është caktuar të dorëzohet në shtetin ku punon punonjësi. Nëse punonjësi punon në më shumë se një shtet, ju duhet të dorëzoni një kopje të formularit W-2 në secilin shtet.
Secili shtet ka kërkesa të ndryshme për paraqitjen e formave W-2 dhe të çdo forme transmetimi. Kontrolloni me autoritetin tatimor të shtetit tuaj ose departamentin e të ardhurave të shtetit për të mësuar se kërkesat e shtetit.
UPDATE: Shumë shtete janë në përputhje me afatin e ri të 31 Janarit për paraqitjen e W-2s me SSA.
Lexoni më shumë rreth taksave shtetërore të pagave.