Menaxhimi i mirë i zyrës është i mirë për linjen tuaj të poshtme
1. Ngritja e rregullave të menaxhimit të zyrës dhe rrinë në to.
Detyrat e zakonshme kanë nevojë për procedura rutinë nëse doni të qëndroni të organizuar dhe të mbani gjërat në mënyrë të qetë.
Vendosni rutinat për trajtimin e dokumenteve dhe sistemeve të zyrës. Për shembull, nëse është e mundur, çdo pjesë e letrës që hyn në zyrën tuaj duhet të trajtohet një herë, të veprohet dhe të depozitohet - jo e grumbulluar rastësisht në një tavolinë. Në mënyrë të ngjashme, komunikimet digjitale, si p.sh. email-et, duhet të kenë prioritet dhe të veprojnë menjëherë, nëse është e mundur, ose të flasin për veprim të ardhshëm.
Sistemet e zyrës, duke përfshirë desktops, laptopë, serverë skedari, printerë multifunksionalë dhe pajisje mobile, do të kenë nevojë si për administrimin ashtu edhe për procedurat emergjente. Kur rrëzimi i sistemit ose një pjesë e pajisjeve kompjuterike dështon, të gjithë në zyrën tuaj duhet të dinë se kush duhet të telefonojë dhe çfarë të mos bëjë (të tilla si të përpiqen të rregullojnë vetë problemin). Mësoni 3 Hapat për mbrojtjen e të dhënave kritike të biznesit.
2. Ngritja e përgjegjësive të përcaktuara qartë.
Menaxhimi i mirë i zyrës varet nga njerëzit që dinë se kush është përgjegjës për atë që është - njerëzit që janë përgjegjës që bëjnë gjërat.
Çfarë do të ndodhte, për shembull, nëse blerja për biznesin tuaj të vogël është bërë nga kushdo kurdo? A do të ishit në gjendje të gjesh letër printerësh kur të duhej? Vendosja e një personi përgjegjës për urdhërimin e të gjitha pajisjeve dhe furnizimeve zgjidh problemin dhe mban gjërat duke ecur mirë. Bëni punonjësit të dërgojnë email tek personi i caktuar për çdo kërkesë për furnizim, ose të vendosni një listë të shkruar me dorë në një vend të dukshëm ku njerëzit mund të shtojnë atë që u nevojitet.
Është e njëjtë me administratën e sistemeve (kompjuterike). Duhet të keni një person përgjegjës për sigurinë e sistemeve kompjuterike dhe mbajtjen e gjësendeve të tilla si llogaritë, fjalëkalimet dhe softueri. Përdorimi i sistemeve të bazuara në cloud për aplikacione për zyra, softueri i kontabilitetit dhe ruajtja e të dhënave është një zgjidhje ideale për bizneset e vogla, por ju ende duhet të keni një person të besuar të caktuar për të kryer detyra administrative si shtimi / fshirja e përdoruesve, caktimi i lejeve etj.
3. Mbani shënime - dhe mbani të dhënat tuaja të biznesit të përditësuara.
Mbajtja e regjistrimeve tingëllon si pjesa më e lehtë e menaxhimit të mirë të zyrës - derisa ta konsideroni nevojën për t'i mbajtur këto të dhëna të arritshme dhe të përditësuara. Por rregulli i parë për të qenë një menaxher i mirë i zyrës do t'ju ndihmojë të merrni një kontroll mbi këtë; bëj përditësimin e të dhënave një rutinë të zyrës. Kur merrni një klient ose klient të ri, për shembull, merr vetëm një moment për të hyrë në bazën e të dhënave të kontakteve tuaja. Pastaj do të marrë vetëm një ose dy çaste për të rinovuar regjistrimin pasi të keni folur me të në telefon.
(Vini re, gjithashtu, që shumica e juridiksioneve kanë Aktet e Privatësisë që rregullojnë trajtimin e informacionit të klientit.)
4. Merrni një shëtitje nëpër zyrën tuaj dhe rrini ulur.
A është zyra juaj një shembull i menaxhimit të hapësirës apo keqadministrimit hapësinor?
Kur ecni nëpër zyrë, a duhet të tërhiqni rreth pengesave ose të rrezikoni të fikeni diçka?
Kur ulesh në një tavolinë, a mund të punosh me të vërtetë atje? A janë gjërat e rregulluara në mënyrë logjike në mënyrë që gjërat që do t'i përdorni më së shumti në tavolinë janë më afër dorës?
Në ditët e sotme ka shumë gjëra të mbushura me zyra, nga qëndrimi i printerit nëpër kabinete arkivimi . Për menaxhim të mirë të zyrave, duhet të jeni i sigurt se të gjitha gjërat në zyrë janë të rregulluara për efikasitet maksimal dhe siguri maksimale. Bazat e Dizajnit të Vogla ose të Zyrave të Shtëpisë ofrojnë këshilla për përmbushjen e sigurt të nevojave të energjisë, ndriçimit dhe ventilimit të hapësirës tuaj të zyrave .
5. Programoni punën e lodhshme.
Është shumë e lehtë të hiqni gjërat që nuk ju pëlqen të bëni, dhe shumica e njerëzve të biznesit nuk i kënaqen me detyra të tilla si depozitimi , transportimi dhe marrja, apo kontabiliteti - madje edhe drejtuesit e zyrave.
Për fat të keq, një zyrë, si një kuzhinë, nuk do të funksionojë mirë pa kryer punët.
Nëse jeni pronar i një biznesi të vogël i cili është në gjendje të mos jeni në gjendje të caktoni çdo gjë që ju e konsideroni si punë të mërzitshme ose të pakëndshme ndaj një personi tjetër, detyrohuni që të merrni rregullisht atë duke caktimin e kohës çdo javë për të. Merrni një mëngjes ose pasdite, për shembull, dhe kalohuni duke bërë thirrje të ftohta , duke i kthyer pyetjet e parazgjedhura me postë elektronike, duke bërë postimet e mediave sociale , duke arritur në kontabilitet ose përditësimin e të dhënave.
6. Delegoni dhe transferoni.
Në një botë të përsosur, të gjithë do të bënin vetëm atë që ai ose ajo kishte kohë për të bërë dhe bënte mirë. Ndërsa bota nuk është e përkryer, në vend të kësaj shumë njerëz bëjnë gjëra që nuk kanë kohë ose talent për të bërë mirë.
Delegimi dhe outsourcing jo vetëm që mund të përmirësojnë menaxhimin e zyrës suaj të biznesit të vogël, por ju mund të përqendroheni edhe në talentet tuaja, duke përmirësuar kështu vijën tuaj të fundit. Një ndihmës me kohë të pjesshme ose Virtual mund të jetë në gjendje të merret me shumë nga detyrat tuaja të zyrës ose administrative. Për më shumë mbi delegimin, shih Vendosni të delegojë .
7. Bëni një planifikim të biznesit një prioritet.
Shumë pronarë të bizneseve të vogla shpenzojnë ditët e tyre duke vepruar dhe duke reaguar - dhe pastaj pyesin veten pse ata duket se po tjerrin rrotat e tyre. Planifikimi i biznesit është një komponent i rëndësishëm i menaxhimit të mirë të zyrës dhe duhet të jetë pjesë e rutinë tuaj të rregullt të menaxhimit të zyrës.
Pronarët e suksesshëm të biznesit të vogël shpenzojnë kohë çdo javë në planifikimin e biznesit dhe shumë përdorin sesione të përditshme të planifikimit të biznesit si një mjet për vendosjen e qëllimit dhe rritjen.
Ky udhëzues për planifikimin e biznesit është një abetare e madhe për të arritur përpjekjet për planifikimin e biznesit tuaj; ajo parashtron një kornizë të planifikimit të biznesit për biznesin tuaj të vogël dhe siguron burime për gjithçka nga shkrimi i një deklarate vizioni përmes rregullave për caktimin e qëllimeve të biznesit .
Nëse keni personel, përfshini ata në planifikimin e biznesit , qoftë formalisht apo joformalisht.
Ju do të doni ndryshimin
Mos lejoni që kaosi të ndërhyjë në të bërit biznes. Sapo të filloni të zbatoni këto shtatë parime të menaxhimit të mirë të zyrës, do të habiteni në ndryshimin e menaxhimit të mirë të zyrës - dhe sa më shumë biznes ju bëni.
Shiko gjithashtu:
Pse Cloud Computing është ideale për bizneset e vogla